W MHC Mobility postawiliśmy na digitalizację procesu zawierania umów, aby realnie skrócić czas obsługi klientów i uprościć pracę zespołów wewnętrznych. Efekt? Zamiast wielodniowego obiegu dokumentów – podpisanie umowy w kilka godzin, bez papieru i zbędnej biurokracji.
Jako organizacja stawiająca na wysokie standardy biznesowe i zrównoważony rozwój, stanęliśmy przed wyzwaniem połączenia rosnącej skali działalności z indywidualnym podejściem do klienta – przy jednoczesnym funkcjonowaniu w oparciu o papierowy, przestarzały obieg dokumentów.
Wyzwanie
Przed cyfrową transformacją obsługa umów najmu i aneksów przypominała sztafetę, w której pałeczką były ryzy papieru. Choć w proces zazwyczaj zaangażowane były tylko 1–2 osoby po naszej stronie, fizyczna logistyka dokumentów pochłaniała ogromne ilości czasu i zwiększała ryzyko błędów, które mogły blokować proces nawet na kilka kolejnych dni.
Nasza codzienność przed wdrożeniem wyglądała następująco:
-
fizyczne przenoszenie dokumentów między biurkami osób decyzyjnych,
-
oczekiwanie na podpisy – proces zatrzymywał się, gdy dyrektorzy byli niedostępni,
-
ręczna praca administracyjna – po podpisaniu dokumentów papierowych skanowaliśmy je i ręcznie wgrywaliśmy do systemu ERP oraz e-Archiwum,
-
nawet dokumenty elektroniczne wymagały drukowania, podpisywania, skanowania i ponownego obiegu linków.
Decyzja o zmianie dojrzewała wraz ze zmianami w otoczeniu prawnym. Wprowadzenie możliwości zawierania umów najmu długo- i średnioterminowego w formie dokumentowej otworzyło nowe możliwości. Kluczowe było dla nas jednak nie tylko zapewnienie zgodności z przepisami, lecz także realna automatyzacja procesów.
Potrzebowaliśmy narzędzia, które usprawni nasze działania wewnętrzne i jednocześnie pozwoli klientom znacząco skrócić czas realizacji formalności, eliminując fizyczną wysyłkę dokumentów.
„MHC Mobility idealnie wykorzystało zmianę formy zawierania umów wynajmu z pisemnej na dokumentową, która weszła w życie 13 lipca 2025 roku. Dzięki otwartości na innowacje i gotowości do szybkiego działania firma sprawnie połączyła nowe regulacje z cyfrowym procesem podpisywania.”
Łukasz Zakrzewski, Enterprise Business Development Executive, Autenti
Efektem było płynne wdrożenie, realna oszczędność czasu oraz natychmiastowe korzyści zarówno dla zespołów wewnętrznych, jak i klientów.
Rozwiązanie
Zdecydowaliśmy się na platformę Autenti – głównie ze względu na silne rekomendacje rynkowe oraz intuicyjność narzędzia. Kluczowym argumentem była możliwość identyfikacji klienta (ID-weryfikacja) oraz brak bariery technologicznej po stronie kontrahenta.
„Mogliśmy zrezygnować z wymogu podpisów kwalifikowanych i zaoferować klientom bezpieczną formę podpisania umowy – niezależnie od tego, czy posiadają podpis kwalifikowany.”
Sandra Szkwarek, dyrektorka marketingu CEE, MHC Mobility
Dzięki temu klienci z segmentu korporacyjnego oraz SME mogą podpisywać wiążące umowy szybko i bezpiecznie, korzystając z zaawansowanego podpisu elektronicznego weryfikowanego tożsamością – bez konieczności zakupu własnych certyfikatów kwalifikowanych.
Zespoły sprzedaży, HR, finansów oraz dział prawny podkreślały wyjątkową intuicyjność platformy. Dostępność wersji angielskiej dodatkowo ułatwiła nam pracę w środowisku międzynarodowym.
Efekty
Rezultaty wdrożenia najlepiej obrazują konkretne dane – na przykładzie procesu podpisu umowy szczegółowej.
Proces „PRZED” (tradycyjny):
-
czas trwania: średnio 10 dni,
-
zasoby: drukowanie, pakowanie, wysyłka kurierska,
-
papier: ok. 45 stron dokumentacji,
-
finalizacja: ręczne skanowanie i wgrywanie do systemów.
Proces „PO” (Autenti):
-
czas trwania: kilka godzin,
-
zasoby: kilka kliknięć,
-
papier: 0 stron,
-
finalizacja: pełna automatyzacja – dokument po podpisaniu trafia bezpośrednio do e-archiwum oraz systemu ERP (DocWise).
Optymalizacja i digitalizacja procesu podpisywania umów przełożyła się na skrócenie czasu pracy zespołów oraz realne obniżenie kosztów operacyjnych.
Dla naszych klientów oznaczało to błyskawiczne załatwienie formalności. Feedback był w 90% pozytywny – klienci jednoznacznie docenili nowoczesność procesu oraz brak zbędnej biurokracji.
Wnioski: zmianę warto zacząć tam, gdzie „boli” najbardziej
Nasze doświadczenie pokazuje, że cyfryzację warto rozpoczynać od najbardziej problematycznych procesów – tych, które realnie blokują pracę back-office’u.
„Najlepiej jak najszybciej rozpocząć wdrażanie i testowanie narzędzia właśnie na procesie, który generuje największe trudności operacyjne.”
Krzysztof Gozdek, dyrektor Legal & Compliance, MHC Mobility
Kluczowe znaczenie miała transparentność: prezentowanie narzędzia pracownikom, wspólne testy oraz jasne pokazanie przewag nad papierowym obiegiem dokumentów.
Nie zwalniamy tempa. Już teraz planujemy digitalizację kolejnych obszarów – w tym procesów w dziale Operacji oraz współpracy z grupami dealerskimi i dostawcami.
