Kierowca pyta o wymianę opon, warsztat nie przekazuje statusu naprawy, a zarząd potrzebuje zestawienia kosztów. Do tego kilka systemów i raport, który miał być gotowy wczoraj. Brzmi znajomo? W takich warunkach bieżące sprawy łatwo wypełniają cały dzień, pozostawiając niewiele czasu na planowanie. Dlatego, myśląc o zarządzaniu flotą w 2027 roku, warto przyjrzeć się rozwiązaniom, które pomagają ograniczyć liczbę codziennych interwencji.
Integracja danych i rozwój narzędzi wspieranych przez sztuczną inteligencję to jedne z kierunków wskazywanych w publikacjach dotyczących przyszłości zarządzania flotą. Z perspektywy Fleet Managera ich wartość zależy od tego, czy ułatwiają podejmowanie decyzji i oszczędzają czas. Aby ten efekt był odczuwalny, potrzebne są również proste procesy obsługi kierowców i jasny podział odpowiedzialności.
Dane pomagające podjąć decyzję
Pierwszym krokiem jest połączenie informacji, na podstawie których Fleet Manager podejmuje decyzje. Dane o przebiegach, kosztach, serwisie i użytkownikach nabierają wartości, gdy można je analizować łącznie. Firma doradcza Boston Consulting Group (BCG) wskazuje na rozwój usług wykorzystujących dane z różnych obszarów floty do wspierania decyzji operacyjnych. W praktyce takie podejście może pomóc wychwycić pojazdy generujące nietypowe wydatki czy lepiej zaplanować obsługę serwisową. Analiza danych o stanie samochodu może również pomóc zaplanować interwencję, zanim dojdzie do awarii. To szczególnie przydatne tam, gdzie nieplanowany postój pojazdu zakłóca pracę całego zespołu.
W porządkowaniu i analizowaniu tych informacji wsparciem mogą być systemy telematyczne oraz narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję. Ich przydatność zależy jednak od jakości danych i tego, czy na podstawie wyników analizy można wskazać konkretne działania.
Proste sprawy w rękach kierowcy
Łatwiejszy dostęp do informacji może odciążyć Fleet Managera także w kontakcie z kierowcami. Warto więc zadbać, aby użytkownicy mogli samodzielnie załatwiać rutynowe sprawy związane z samochodem, korzystając z aplikacji wspierającej ich przez cały okres najmu.
Przykładem jest przycisk „Przeglądy i naprawy” w MHC GO (aplikacji mobilnej MHC Mobility), prowadzący do interaktywnej mapy serwisów dopasowanych do marki i modelu samochodu oraz zakresu kontraktu. Kierowca może wybrać odpowiedni warsztat i samodzielnie umówić wizytę.
W aplikacji dostępne są również skan dowodu rejestracyjnego, certyfikat ubezpieczenia i prosty formularz zgłoszenia szkody. Kierowca ma potrzebne dokumenty i narzędzia pod ręką, a Fleet Manager może ograniczyć czas poświęcany na ich przesyłanie, wyjaśnianie podstawowych procedur czy pomoc w organizacji wizyt.
Aby te funkcje rzeczywiście ułatwiały codzienną pracę, kierowcy muszą mieć dostęp do aplikacji oraz wiedzieć, jak z niej korzystać. Warto przejść całą ścieżkę oczami osoby, która robi to po raz pierwszy, i sprawdzić, czy kolejne kroki są dla niej zrozumiałe.
Jedna sprawa i jasna odpowiedzialność
Gdy zgłoszenie wymaga dodatkowych wyjaśnień lub współpracy kilku specjalistów, kierowca potrzebuje osoby, która przejmie prowadzenie sprawy. Oczekując na naprawę, chce wiedzieć, co się dzieje i kiedy otrzyma kolejną informację. Fleet Manager potrzebuje z kolei pewności, że ktoś koordynuje obsługę i dba o postęp działań.
Taką rolę pełnią zespoły odpowiedzialne za kontakt z użytkownikiem i koordynację obsługi. Przykładem jest Driver Experience Team (DET) w MHC Mobility, stanowiący pierwszy punkt kontaktu dla kierowców i Fleet Managerów oraz prowadzący zgłoszenia we współpracy z odpowiednimi specjalistami.
Skuteczność takiego modelu zależy od jasnego ustalenia odpowiedzialności za kontakt, terminów odpowiedzi i sposobu przekazywania zadań. Historia sprawy powinna być dostępna osobom zaangażowanym w jej rozwiązanie, aby kierowca nie musiał za każdym razem opowiadać wszystkiego od początku.
Dostępność samochodu i jakość obsługi
Efekty tak zorganizowanej obsługi warto oceniać zarówno z perspektywy dostępności samochodu, jak i czasu poświęcanego na załatwienie sprawy. Jak długo trwa organizacja auta zastępczego? Ile razy kierowca kontaktuje się w tej samej sprawie? Czy zna status naprawy?
Odpowiedzi na te pytania są dobrym punktem wyjścia do regularnych rozmów z firmą wynajmującą pojazdy. Konkretne uwagi dotyczące opóźnień, niejasnych odpowiedzi czy konieczności wielokrotnego przypominania o sprawie pomagają ustalić, co wymaga poprawy.
Na tej podstawie można wybrać trzy sprawy, które najczęściej przerywają pracę Fleet Managera i od nich zacząć planowanie zmian na 2027 rok. Następnie warto ustalić, które kierowca może załatwić sam, które można zautomatyzować, a które potrzebują jasno wskazanego opiekuna. Pozwoli to skupić się na usprawnieniach odpowiadających na codzienne potrzeby i odzyskać więcej czasu na planowanie oraz zarządzanie flotą.
