Klauzula informacyjna MHC Mobility Sp. z o.o. dla Klientów i Użytkowników

Państwa dane mogą być przetwarzane przez MHC Mobility w celach:

1. podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy i realizacji zawartej umowy, w tym w celu dokonania oceny Państwa wiarygodności jako Klienta, zdolności do regulowania zobowiązań oraz analizy ryzyka związanego z zawarciem i wykonaniem umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b-c RODO;
2. realizacji czynności wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i lit. e RODO;
3. realizacji obowiązków wynikających polityk i procedur wewnętrznych, standardów postępowania oraz obowiązków raportowych nałożonych przez Mitsubishi HC Capital Group - na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO;
4. realizacji czynności mieszczących się w pojęciu prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności:
   - rozpatrywania reklamacji i zgłoszonych roszczeń, ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO;
   - prowadzenia marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych administratora (w tym profilowania) - na podstawie art. 6 ust. 1 lit a lub lit. c RODO w związku z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   - prowadzenia badań statystycznych i przeprowadzania analiz umożliwiających podsumowanie efektów podejmowanych działań, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO;  badania satysfakcji klientów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO;
   - przetwarzania danych w celach archiwalnych i dowodowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO;
   - rejestracji i obsługi zgłoszeń dotyczących zdarzeń komunikacyjnych z udziałem pojazdu będącego własnością MHC Mobility, w tym w celu kontaktów z zakładami ubezpieczeń, uczestnikami zdarzenia, którego następstwem jest szkoda oraz z odpowiednimi organami, a także w celu obrony przed roszczeniami i dochodzenia roszczeń związanych ze zdarzeniem, którego następstwem jest zgłaszana szkoda, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b w związku z art. 6 ust. 1 lit. c i lit f RODO;
   - prowadzenia ewidencji pojazdu, niezbędnej dla wydania tego pojazdu, prowadzenia komunikacji z użytkownikami pojazdów w zakresie działań niezbędnych dla prawidłowego korzystania z pojazdu (m.in. informowanie o przeglądach okresowych), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO w związku z art. 6 ust. 1 lit f RODO;
   - korzystania z lokalizacji pojazdu (system GPS) w celu zapewnienia ochrony mienia MHC, optymalnego wykorzystania floty samochodów i optymalizacji kosztów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit b i lit. f RODO;
   - świadczenia usług dodatkowych, w tym instalacji, korzystania i demontażu urządzeń GPS i urządzeń telematycznych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO.
5. w przypadku pełnomocników, reprezentantów oraz osób wskazanych do kontaktu i współpracy, dane tych osób będą przetwarzane w celu realizacji uprawnień wynikających z przedstawicielstwa (w tym pełnomocnictwa), w związku z zawarciem i realizacją umowy z podmiotem, który reprezentują lub w którym pracują, na podstawie art. 6 ust. 1 lit b i lit. c RODO;
6. w przypadku użytkowników pojazdu, dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Klientem a MHC Mobility, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu administratora, w szczególności:
   - rejestracji i obsługi zgłoszeń dotyczących zdarzeń komunikacyjnych dotyczących pojazdu będącego własnością MHC Mobility, w tym w celu kontaktów z zakładami ubezpieczeń, uczestnikami zdarzenia, którego następstwem jest szkoda oraz z odpowiednimi organami, a także w celu obrony przed roszczeniami i dochodzenia roszczeń związanych ze zdarzeniem, którego następstwem jest zgłaszana szkoda - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO w związku z art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
   - prowadzenia ewidencji pojazdu, niezbędnej dla wydania tego pojazdu, prowadzenia komunikacji z użytkownikami pojazdów w zakresie działań niezbędnych dla prawidłowego korzystania z pojazdu (m.in. informowanie o przeglądach okresowych), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c w związku z art. 6 ust. 1 i lit f RODO;
   - korzystania z lokalizacji pojazdu (system GPS) w celu zapewnienia ochrony mienia MHC, optymalnego wykorzystania floty samochodów i optymalizacji kosztów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b w związku z art. 6 ust. 1 i lit f RODO;
   - świadczenia usług dodatkowych, w tym instalacji, korzystania i demontażu urządzeń GPS i urządzeń telematycznych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit b i lit. f RODO

Dane dotyczące grupy kapitałowej Mitsubishi HC Capital Inc. są dostępne na stronie internetowej MHC Mobility https://mhcmobility.pl/o-nas

Okres przechowywania danych osobowych zależny jest od celów, dla których dane zostały zebrane oraz przepisów prawa nakazujących ich przechowywanie. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez MHC Mobility przez okres:

1. rozpatrzenia wniosku w związku z ubieganiem się o skorzystanie z usług MHC Mobility;
2. obowiązywania umowy zawartej z MHC Mobility, a po jej zakończeniu, w związku z realizacją przez MHC Mobility obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
3. w przypadku obsługi zgłoszeń, zapytań, skarg i reklamacji dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi w sprawie. Po upływie tego czasu będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe, jeżeli będzie to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, m.in. w celu udokumentowania sposobu rozpatrzenia żądania osoby, której dane dotyczą lub przez okres przedawnienia roszczeń;
4. w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest Państwa zgoda – do czasu odwołania wyrażonej zgody lub do czasu wpłynięcia żądania usunięcia danych osobowych;
5. w przypadku przetwarzania danych w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych administratora dane będą przetwarzane do czasu złożenia przez Państwa sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

Każdorazowo cel, podstawa, okres i zakres oraz odbiorcy danych osobowych przetwarzanych przez Administratora wynika z działań podejmowanych na rzecz Klienta. Szczegółowe informacje dotyczące okresu przetwarzania Państwa danych osobowych można uzyskać kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych MHC Mobility.

W przypadku pełnomocników, reprezentantów oraz osób wskazanych do kontaktu i współpracy MHC Mobility może przetwarzać następujące kategorie Państwa osobowych: dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, stanowisko służbowe, numer NIP w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą), dane kontaktowe (np. adres-email, numer telefonu służbowego).

W przypadku Klientów MHC Mobility może przetwarzać dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe, dane finansowe, dane dotyczące zobowiązań finansowych Wnioskodawcy (Klienta), informacje o środkach finansowych i sytuacji majątkowej Klienta lub osoby fizycznej przez niego wskazanej oraz inne dane pozyskane z publicznie dostępnych źródeł (np. KRS, CEIDG, BIK, BIG, KRD), dane dotyczące pojazdu i jego użytkowników, dane osób uczestniczących w postępowaniach administracyjnych i sądowych, dane zawarte w składanych reklamacjach i wnioskach.

W odniesieniu do użytkowników pojazdów oraz ich osób bliskich uprawnionych do kierowania pojazdem MHC przetwarza dane identyfikacyjne i kontaktowe w zakresie niezbędnym do skontaktowania się z tą osobą, w szczególności: imię i nazwisko, nr telefonu komórkowego, adres e-mail oraz adres do korespondencji, informacje o uprawnieniu do kierowania pojazdem. W przypadku zgłoszenia szkody w odniesieniu do ww. kategorii osób przetwarzane są informacje niezbędne do rejestracji i obsługi zgłoszeń dotyczących zdarzeń komunikacyjnych z udziałem pojazdu będącego własnością MHC Mobility oraz postępowania ubezpieczeniowego i odszkodowawczego na etapie postępowania administracyjnego lub sądowego.

Państwa dane osobowe możemy pozyskiwać:

1. w bezpośredniej relacji MHC Mobility z osobami których dane dotyczą tj. od klienta – osoby fizycznej, osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą lub osoby prawnej – Państwa pracodawcy, gdy są Państwo użytkownikami pojazdu służbowego. Dane zazwyczaj przekazywane są poprzez wypełnienie formularzy kontaktowych za pomocą których klienci lub użytkownicy pojazdów kontaktują się i podają informacje o sobie np. w celu uzyskania informacji o samochodzie, usługach czy innych kwestiach, rejestrując konto w Serwisie lub biorąc udział w wydarzeniach organizowanych przez Administratora danych lub podmioty działające w jego imieniu;
2. z innych źródeł:                         
   - od podmiotów trzecich, w tym spółek z grupy kapitałowej do której należy MHC Mobility,
   - od użytkownika pojazdu - pracownika Klienta, który wskazuje dane osoby najbliższej uprawnionej do korzystania z pojazdu służbowego,
   - z oświadczeń osób uczestniczących w szkodzie lub organu publicznego,
   - od Dealera lub Stacji Obsługi, z którego usług Państwo korzystają,
   - od producenta samochodów, podmiotów świadczących usługi finansowe,
   - od naszych partnerów marketingowych,
   - ze źródeł publicznie dostępnych w związku z analizą ryzyka związanego z zawarciem z Państwem umowy, Państwa sytuacji finansowej, dawnych i obecnych zobowiązań, zatrudnienia oraz dochodu, np. rejestry KRS, CEIDG, REGON, KRD oraz źródła o ograniczonym dostępie, np. BIK, BIG.

W każdym ze wskazanych przypadków MHC skrupulatnie weryfikuje czy ma podstawę prawną przetwarzania do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie. Dane możemy też pozyskiwać bezpośrednio z samochodu jeśli pojazd jest wyposażony w urządzenia telemetryczne (dane o lokalizacji), a także z plików cookies używanych na stronie internetowej serwisu MHC oraz umieszczanych w kampaniach marketingowych kierowanych do klientów lub użytkowników pojazdów (np. drogą e-mail). Więcej informacji o wykorzystaniu plików cookie można pozyskać z Polityki Cookies (dostępnej pod adresem: https://mhcmobility.pl/polityka-cookies).

Jeśli nie przekazali Państwo swoich danych samodzielnie w związku z zawarciem umowy z MHC Mobility, to Państwa dane osobowe zostały przekazane przez Państwa pracodawcę lub podmiot, który Państwo reprezentują w związku z wykonywaniem czynności zmierzających do zawarcia umowy lub w związku z jej realizacją.

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane przez MHC Mobility:

1. organom publicznym, w tym sądom, jeżeli będzie to wymagane przepisami prawa lub niezbędne w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
2. profesjonalnym doradcom MHC Mobility, w tym doradcom podatkowym, księgowym lub prawnym;
3. działającym na rzecz MHC Mobility dostawcom: usług informatycznych, systemów księgowych, usług wspierających działania marketingowe, usług analitycznych, usług kurierskich, usług ochrony osób i mienia oraz podmiotom współpracującym z MHC Mobility w zakresie obsługi komunikacji z klientami;
4. towarzystwom ubezpieczeniowym i brokerom ubezpieczeniowym właściwym z uwagi na objęcie ochroną ubezpieczeniową przedmiotu leasingu;
5. bankom i instytucjom finansowym świadczącym usługi na rzecz MHC Mobility;
6. podmiotom z Mitsubishi HC Capital Group m.in. w związku z zapobieganiem oszustwom i nadużyciom, efektywnym zarządzaniem ryzykiem oraz realizacją obowiązków raportowych oraz przestrzeganiem reguł korporacyjnych;
7. podmiotom współdziałającym z MHC Mobility przy potencjalnych procesach odzyskiwania należności;
8. organom lub instytucjom związanym z postępowaniami mandatowymi lub administracyjnymi dotyczącymi opłat za parkowanie pojazdu oraz innym organom lub instytucjom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. urzędy skarbowe, sądy).

Dodatkowo, w związku z realizacją umów leasingu/najmu pojazdów oraz umów serwisowych, Państwa dane mogą być udostępniane przez MHC Mobility również:

1. współpracującym z MHC Mobility dostawcom i zbywcom pojazdów i ich wyposażenia w tym dealerom, importerom i producentom, wykonawcom zabudów, modyfikacji oraz firmom obsługującym odbiór, wydanie, zwrot i inspekcje pojazdów oraz wykonanie ekspertyz i opinii przez niezależnych rzeczoznawców;
2. współpracującym z MHC Mobility np. serwisom mechanicznym, blacharsko-lakierniczym, szyb, opon, podmiotom świadczącym montaż, demontaż i utrzymanie dodatkowego wyposażenia, zabudowy, oznaczeń, reklam niezależnie od formy świadczenia usług;
3. podmiotom współpracującym z MHC Mobility w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora danych.

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez MHC Mobility przysługuje Państwu:

1. prawo dostępu do danych osobowych;
2. prawo do sprostowania danych osobowych;
3. prawo usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym);
4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5. prawo do przenoszenia danych do innego administratora;
6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w tym na potrzeby marketingu bezpośredniego;
7. prawo do cofnięcia zgody w przypadku, gdy MHC Mobility będzie przetwarzał Państwa dane osobowe w oparciu o zgodę, w dowolnym momencie i w dowolny sposób, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku, gdy występują Państwo w roli Wnioskodawcy/Klienta to Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane z wykorzystaniem modeli analitycznych w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane, w celu analizy ryzyka oraz w celach marketingowych. Konsekwencją będzie możliwość zastosowania wobec Państwa uproszczonej ścieżki obsługi bądź wdrożenia rozwiązań wspierających obsługę zobowiązań, ochrona aktywów MHC Mobility i jej interesariuszy lub przedstawienia zindywidualizowanej oferty produktów i usług oferowanych przez MHC Mobility.

W procesie przetwarzania Państwa danych decyzje nie są podejmowane w sposób w pełni zautomatyzowany.

1. Z uwagi na fakt, że MHC Mobility jest częścią międzynarodowej grupy Mitsubishi HC Capital Inc., Administrator może przekazywać dane osobowe do państwa trzeciego, w którym znajdują się spółki należące do ww. grupy, w szczególności Japonii oraz Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.
2. Japonia oraz Zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej są krajami, w stosunku do których decyzją Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych.
3. W pozostałych przypadkach Państwa dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W wyjątkowych przypadkach, gdyby taki transfer danych jednak miał miejsce, Administrator przestrzegać będzie mechanizmów zabezpieczenia danych i zasad określonych w art. 44 – 49 RODO.

Szczegółowe informacje, odnośnie stosowanych w takich przypadkach zabezpieczeń, możecie Państwo uzyskać kontaktując się z MHC Mobility.